Assistant(e) Asset Services (F/H)

Le poste

Description du poste :

Au sein du département Asset Services, vous aurez en charge l'assistanat de l'équipe des Responsables Techniques et des Property
Managers dans le cadre de la gestion d'actifs immobiliers logistiques.
Le périmètre d'actions se décline principalement comme suit :

• Missions de suivi de l'exploitation :
- Suivi budgétaire : saisie des factures avec imputation comptable, mise en validation et classement,
- Actualisation des tableaux de bord (suivi des assurances et contrôles réglementaires des locataires, mise à jour
des informations du rapport d'activité trimestriel, …)
- Mise à jour des données de suivi de la gestion des immeubles (base de données locataires pour chaque
mandant…),
- Envoi des facturations locataires accompagnés des justificatifs,
- Déclaration des sinistres d'assurance,
- Réponses aux demandes d'information des locataires ou propriétaires,
- Gestion des contrats : traitement administratif des contrats, résiliation, reconduction et suivi des avenants,
- Suivi des interventions pour dépannages : planification et vérification de la bonne exécution,
- Travaux et contrôles périodiques réglementaires : mise à jour de tableaux de bord et relance des prestataires,
- Organisation des visites : programmation et suivi des agendas sur les différents immeubles du portefeuille.
- Convocations aux assemblées générales, organisation des visites d'actifs logistiques, préparation des « data
room » dans le cadre des cessions d'actifs gérés.

• Missions de suivi de travaux :
- Réception des offres, saisie et envoi de bons de commande,
Suivi administratif, financier de tous types de travaux,
- Rédaction et / ou mise en forme de comptes rendus.

• Missions transverses :
- Gestion des appels,
- Rédaction de courriers et d'e-mails,
- Consolidation et mise en forme de reporting,
- Classement et archivage des dossiers,
- Organisation des déplacements,
- Gestion du courrier entrant du département,
- Gestion des commandes de fournitures,
- Consolidation des éléments constitutifs d'une Data Room après validation.

Profil recherché

Vous maîtrisez les logiciels de bureautique et de messagerie (Excel, Word, PowerPoint, Outlook). Vous avez un grand sens de l’organisation, de la gestion des priorités et de l’initiative. Vous aurez à gérer des pics d’activité. Vous êtes réactif(ve), enthousiaste, flexible et disponible. Vous avez une orthographe irréprochable. La pratique de l’anglais permettant la mise en forme de Reporting est souhaitée.

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Employeur

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De plus, notre relation avec les employeurs n’est pas simplement transactionnelle mais elle résulte d’un partenariat basé sur la transparence permettant une réelle collaboration à long terme.
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